Fazer reunião é uma tarefa importante e indispensável para o sucesso de uma equipe. Elas podem ser classificadas conforme o seu objetivo, por exemplo, reuniões de negócio, lançamentos, campanhas de marketing, previsões de venda, resoluções de problemas e de motivações humanas.
No entanto, a maioria das reuniões realizadas é aterrorizante. Afinal quem nunca suspirou quando ouviu alguém dizer “Pessoal, reunião hoje à tarde ás 17 horas?”, isso pode ser deprimente. A questão é: Porque muitas pessoas têm uma visão tão negativa das reuniões?
No entanto, a maioria das reuniões realizadas é aterrorizante. Afinal quem nunca suspirou quando ouviu alguém dizer “Pessoal, reunião hoje à tarde ás 17 horas?”, isso pode ser deprimente. A questão é: Porque muitas pessoas têm uma visão tão negativa das reuniões?
A reposta é bem simples, a maioria das reuniões não são produtivas e não leva a lugar nenhum. Muitos fatores contribuem para o fracasso de uma reunião, por exemplo, falta de preparação do dirigente da reunião, desrespeito com horários, falta de critério ao selecionar os participantes, não monitoram as decisões acordadas. Sem mencionar na maioria delas, os assuntos se misturam e acabam perdendo o foco com temas não relacionados com o objetivo da reunião. Para reverter essa situação podemos seguir algumas dicas para realizarmos reuniões produtivas e que levem a resultados visíveis.
1. Programe-se e seja pontual
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| Pontualidade é vital |
Muitos gerentes são rápidos em determinar um horário para a reunião e cobrar a pontualidade dos convidados, mas são os primeiros a descumprir o cronograma elaborado. E verdade seja dita, programação sem pontualidade, não é programação é desorganização. Quando os profissionais que solicitam reuniões com a equipe ou com outros setores e costumeiramente atrasam-se, eles perdem o direito de cobrar pontualidade. Acontece de modo frequente nas empresas o seguinte dialogo:
___ “Carlos avise todo mundo que temos reunião hoje. Pede para chegarem no horário, tá bom?”
___ “Tudo bem Sr João, vou avisar que é lá pelas quatro, tudo bem?
___” Não, marque às 15h30 porque todo mundo acaba se atrasando e ai assim começamos pontualmente às 16h00. “
Assim que recebeu a tarefa de seu chefe Carlos tratou de comunicar isso ao convidados, logo no primeiro telefonema ouviu:
___ "Essa reunião vai ser difícil, mais um blá...blá...blá pra dar em nada.”
Reunir para discutir assuntos passa a ser algo cansativo e desanimador para a equipe. Primeiro porque o responsável já começa errado, não definido os horários e muito menos sendo pontual. Com isso precisa ardilosamente marcar trinta minutos antes para poder contar com a participação de todos.
Ser pontual significa ser respeitoso para com os convidados que reservaram aquele tempo e se dedicaram ao assunto da reunião, e também para as pessoas que agendaram o próximo horário naquela sala ou auditório.
Já aconteceu com minha sócia uma situação um pouco constrangedora. Ela foi atender uma reunião para apresentar nosso programa de treinamento para uma empresa. Ao chegar à empresa, aguardou mais de trinta minutos para ser atendida porque a sala de reunião que o setor havia agendado estava sendo usada por outro setor. Para desculpar a situação um dos participantes da reunião saiu e disse na frente de todos:
____ “Aqui o relógio funciona só para marcar o início das reuniões.”
Isso acontece de modo frequente nas empresas. Às vezes até mesmo com clientes que estão interessados nos serviços da empresa. A falta de pontualidade passa ser um programa crônico e com o tempo as pessoas acabam achando isso normal e fazem até piada.
Todos nós já ouvimos falar da famosa pontualidade britânica, que funciona muito bem. Será que no Brasil isso é possível? Eu diria que é possível. Mesmo pontualidade não sendo algo arraigado a nossa cultura tanto quanto é na cultura Britânica. Além disso, um dos valores mais importantes para uma reunião ser bem sucedida está logo no início – na pontualidade não só para o início, mas principalmente para o fim. Ao agir assim mostramos respeito para com os participantes e agregamos valor ao assunto abordado e as decisões acordadas. Mas, só pontualidade não basta para que uma reunião seja bem sucedida, analise com atenção o segundo ponto.
2.“Foco na tranqueira”
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| Defina o que cada participante fará |
A reunião que era sobre marketing acaba discutindo assuntos de todos os setores menos os relacionados com o setor de marketing. Frequentemente assuntos alheios, temas paralelos, opiniões sem embasamento geram discussões sem fim que deixam as reuniões chatas e improdutivas. A causa disso, em muitos casos, está na seleção dos participantes. Convidar pessoas que não tem conhecimento dos assuntos que serão abordado ou que estão diretamente relacionadas com o setor.
Para que a reunião seja produtiva é importante focar em um único tema e organizar todos os assuntos. A fim de conseguir isso comece por definir antecipadamente o que cada participante fará na reunião. A dica que uso e acho muito produtivo é escolher um moderador para a reunião. Essa pessoa tem como responsabilidade ficar atenta para que aja harmonia nos assuntos discutidos, controlar os horários e orientar sobre a metodologia do trabalho. Outra figura indispensável para uma reunião ser produtiva é designar uma pessoa para ser o secretário. Sua responsabilidade é anotar os pontos principais que estão sendo discutidos, as sugestões dadas e detalhes importantes, como prazos e metas. Muitos profissionais aconselham a participação de um especialista no assunto a ser discutido que conhece as informações de forma clara. Ele não precisa participar na reunião, seu papel é tirar dúvidas, esclarecer ou confirmar qualquer informação duvidosa ou necessária. Por exemplo, a equipe de marketing resolveu melhorar o relacionamento com seus clientes através das rede sociais, seria proveitoso e prático ter um especialista no assunto, para esclarecer as tecnologias usadas, as rede sociais que podem agregar valor a empresas etc.
Depois de distribuir as tarefas, prepare uma pauta com todos os assuntos que serão discutidos e distribua para todos os envolvidos, pode ser por e-mail. Solicite a confirmação de todos. Outro fator chave é já na pauta, estipular o tempo designado para cada pessoa expor seu assunto.
Antes de começar a reunião, apresente cada convidado e diga o porquê estão ali. Fazer isso apresenta de forma clara, o que se espera de cada um durante a reunião. Quando houver a necessidade de cada um expressar suas ideias para a resolução de algum problema peça ao secretário para anotá-las, se possível num slide ou caderno. Depois peça que liste cada ideia de forma tabulada e apresente-as em votação, mas analise se o resultado é compatível com os objetivos, critérios de seleção, recursos, orçamentos, tempo, políticas e compromissos adquiridos assim evitam-se palpites errados, discussões paralelas e opiniões sem embasamento.
Assim, conclua um assunto por completo antes de começar a considerar outro assunto. Certifique-se de que o secretario anote as decisões tomadas e quem as executará.
3. Apenas os indispensáveis
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| Selecione bem os convidados |
Convide para a reunião apenas as pessoas que estejam a par do assunto ou necessitam se envolver com a discussão, ou seja, apenas os indispensáveis que tem poder de tomar decisões. Existem vários perfis de convidados e antes de convidá-los é preciso saber defini-los. Existem os desinformados, é preciso ter muita cautela se for necessário convidá-los, pois eles podem destruir uma reunião. Normalmente não sabem de nada e costumam não assumir nenhum compromisso, quando questionados suas respostas são sempre com dúvidas e de modo evasivo. Também temos o leigo, esse cidadão pode desviar todo o foco do assunto para coisas sem menos importância trazendo irritação, angústia e desconforto para todos os participantes.
Para que sua reunião seja produtiva certifique-se de convidar os colaboradores certos e assuma o papel de líder antes, durante e após a reunião.
4. Monitorar
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| Cobre resultados efetivos |
Além de todos os três passos que citamos é preciso fazer com que as decisões acordadas na reunião saiam do papel, e para que isso ocorra é preciso monitorar o andamento das ações definidas, ou seja, acompanhar de perto as ações de cada setor ou profissional envolvido. Muitas reuniões acabam sendo “plut plat zum” porque as decisões tomadas não são controladas para garantir que sejam realizadas.
Porém em muitas empresas, notamos que os resultados das decisões acordadas nas reuniões, não saem do papel porque o líder da reunião confia cegamente na boa disposição de outros. Por isso, é importante monitorar o andamento das decisões acordadas. Na ata realizada durante a reunião, onde o secretário anotou quem faria o que, você pode colocar prazos para cada tarefa e distribuir para todos os envolvidos, normalmente via e-mail. Mais importante do que monitorar é cobrar as ações, focar em resultados, informar periodicamente as conquistas obtidas e tomar medidas corretivas caso tenha ocorrido algum desvio de atividades.
Portanto, por respeitar a programação, ter foco na tranqueira, selecionar de forma apropriada os convidados e monitorar o resultado das reuniões você poderá evitar que as suas reuniões tornem-se “ Plut Plat Zum não vão a lugar nenhum. “ (“Plut plat zum” – Letra de Raul Seixas)
